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Participei, há uns anos, de um projeto muito interessante para uma grande empresa nacional do segmento de energia, que consistia na recuperação da memória dos conhecimentos gerados pela empresa nas últimas décadas.

A necessidade do cliente surgiu por conta da grande quantidade de engenheiros da empresa que estariam para se aposentar e os conhecimentos, que só eles possuíam, iriam se perder. Por exemplo, um determinado engenheiro que foi enviado para participar de um curso sobre uma tecnologia XYZ nos Estados Unidos na década de 1970, sendo que apenas ele sabia dessa tecnologia em toda empresa. Com a sua aposentadoria, esse conhecimento iria deixar de existir. Esse mesmo problema se repetia em dezenas e dezenas de funcionários que estavam para se aposentar por tempo de casa.

A partir dessa “dor”, o projeto consistia em levantar o conhecimento desses profissionais, para que todo esse know-how fosse mantido após às suas saídas.

Todo o projeto foi divido em duas etapas principais:

Primeiro foi o de levantamento de todo o conteúdo que só existia na memória desses profissionais. Trabalho que consistiu em centenas de horas da equipe de designers instrucionais, ao se reunir com os funcionários da empresa e realizar uma série de entrevistas gravadas e documentadas, registrando todos os insumos dos conhecimentos.

O segundo momento foi justamente no tratamento desses conteúdos para desenvolver o máximo de mídias possíveis a partir do material coletado: cursos on-line, manuais, apostilas, apresentação PPT, plano de aulas etc etc etc.

O projeto durou um pouco mais de dois anos e foi responsável por resgatar e manter uma boa parte da memória dos conhecimentos e tecnologias da empresa nas últimas décadas.

Esse projeto me remete automaticamente aos períodos em que eu precisava mapear e documentar processos nas empresas em que eu trabalhava como gerente de projetos… Segundo as orientações para certificações ISO, as empresas precisavam mapear e documentar todas as suas normas e procedimentos internos. Além de padronizar os processos, o objetivo também era garantir que todo o novo funcionário fosse capaz de aprender e entender rapidamente tudo sobre suas atividades a partir dos manuais internos.

Na época da Qualidade Total, ISO9000 etc, aprendemos a importância da “retenção do conhecimento” dentro de uma empresa. Esse é um dos bens mais importantes para garantir um trabalho de forma correta e padronizada, independentemente se uma empresa tem 10 ou 10.000 funcionários.

Quando existe uma iniciativa desse tipo de dentro de uma organização, temos a garantia de que os processos fluam com mais segurança e agilidade, garantindo um melhor resultado final, independente da área de atuação da empresa do mercado. Esse assunto é muito importante e voltaremos a falar sobre isso outras vezes.